بسیاری از شرکت‌ها مرکز تلفن و روش‌های مختلف ارتباط با مشترک را پرهزینه می‌دانند. خصوصا افرادی که با مرکز تلفن سنتی و انواع قدیم آن سروکار داشته‌اند. اگر شما هم درباره مرکز تلفن VoIP شنیده باشید می‌دانید که هزینه‌های نهایی در مقایسه با سانترال بسیار کاهش یافته است. همچنین شما می‌توانید کاهش هزینه با مرکز تلفن ابری را نیز تا حد قابل توجهی داشته باشید. اگر می‌دانید که مرکز تلفن ابری چیست با ساختار و دلایل کاهش هزینه آن هم آشنایید همچنین می‌توانید برای آشنایی با مرکز تماس ابری و اثرات مرکز تلفن ابری بر کسب و کارتان با ما همراه باشید.
روش‌های کاهش هزینه با مرکز تلفن ابری
خوشبختانه برای کسانی که به دنبال صرفه جویی در هزینه برای مراکز تماس هستند، یک راه‌حل ساده وجود دارد؛ نرم افزار مرکز تلفن ابری با نام Cloud PBX نیز شناخته می‌شود، اکنون یک انتخاب برتر برای مراکز تماس در همه مقیاس‌ها، سریع، منعطف، مقیاس‌پذیر و از همه مهم‌تر ایمن است. همچنین کاهش هزینه تمام شده در مرکز تلفن ابری بسیار چشمگیر است به همین خاطر بسیاری از شرکت‌های تازه تأسیس در آغاز کار ترجیح می‌دهند از مرکز تلفن ابری استفاده کنند.
- اولین گام برای کاهش هزینه با مرکز تلفن ابری برآورد بودجه و در نظر گرفتن هزینه‌های پیش رو است. یکی از هزینه‌هایی که بسیار هم سنگین است بابت خرید سخت افزار، نگهداری و استهلاک آنهاست. شما می‌توانید هزینه‌های مرکز تماس برای تعمیر، نگهداری و حتی مهاجرت از سیستم سنتی به دیجیتال را تا حد قابل توجهی کاهش دهید، چراکه برای راه اندازی مرکز تلفن ابری نیاز به هیچ سخت افزاری نخواهید داشت.
- نگهداری از سرور در مرکز تلفن ابری به عهده شما نیست. بنابراین، هزینه برق، فضای اختصاصی برای نگهداری سرور را نیز ندارید. مرکز تلفن ابری به این صورت است که شخص ثالثی تهیه، نگهداری و پشتیبانی از سرور شما را به عهده گرفته است.
- قابلیت ارتقا نرم افزار بدون هیچ زحمت از دیگر اثرات مرکز تلفن ابری بر کاهش هزینه‌های شرکت است. به این ترتیب شما با بروزرسانی خودکار و رایگان و افزودن قابلیت‌های جدید با کمترین هزینه و در سریعترین زمان می‌توانید مرکز تلفن را براساس نیازهای جدید خود به روز کنید.
- مراکز تلفن سنتی برای استقرار نیاز به سرور و تجهیزات سخت افزاری زیادی داشتند. جدا از بحث هزینه خرید این تجهیزات زحمتی که برای نگهداری از آنها تحمیل می‌شد نیز دردسرهای زیادی در پی داشت. جابجایی این تجهیزات در صورت نقل مکان نیز به هزینه نگهداری آنها اضافه می‌کرد. با استفاده از مرکز تلفن ابری صرفا یک مودم، لپ تاب و یا تلفن شخصی هر کارمند، تنها ابزار مورد نیاز برای جابجایی خواهد بود.
- قابلیت دورکاری در منزل نیز امتیاز دیگری است که مرکز تلفن ابری در اختیار شما قرار می‌دهد. شما با کاهش هزینه با مرکز تلفن ابری نه تنها هزینه نگهداری یک سرویس تلفن را حذف کردید، بلکه می‌توانید زحمت ایجاد فضا برای استقرار کارمندان را نیز کنار بگذارید. مرکز تلفن ابری به شما امکان می‌دهد تا بدون محدودیت فضایی تعداد کارمندان خود را افزایش دهید و از آنها بصورت دورکار استفاده کنید. تمامی امکانات لازم برای کنترل عملکرد نیروها در خارج از سازمان در مرکز تلفن ابری پیش بینی شده است.
خرید مرکز تلفن ابری با قیمت مناسب
اکنون که متوجه شدیم چگونه می‌توان هزینه‌های مرکز تماس را کاهش دهیم، زمان آن رسیده تا در 4 مرحله ساده یک مرکز تلفن ابری را تهیه و راه اندازی کنید. همچنین برای کاهش هزینه با مرکز تلفن ابری می‌توانید پیش از اقدام به خرید یک سرویس، با مشاوران تلینا تماس گرفته و راه‌حل‌های پیشنهادی را بررسی کنید. برای داشتن مرکز تلفن ابری با کمترین هزینه لازم است مراحل راه اندازی را به ترتیب و به درستی انجام داد.
1- فعالسازی خط تلفن: برای داشتن یک مرکز تلفن ابری نیاز به یک خط تلفن دیجیتال خواهید داشت. درصورتی که از خطوط آنالوگ استفاده می‌کنید می‌توایند با مشاوره قبلی، یک خط تلفن مناسب را خریداری کنید.
2- راه اندازی مرکز تلفن: شرکت‌های مختلفی در زمینه راه اندازی و فعالسازی مرکز تلفن ابری اقدام می‌کنند. شما می‌توانید بعد از بررسی، مشاوره و مقایسه شرکت‌ها بهترین گزینه را انتخاب کنید. در نظر داشته باشید برای کاهش هزینه با مرکز تلفن ابری بهتر است از شرکت‌های با سابقه فعالیت زیاد و موفق در راه اندازی مرکز تلفن VoIP خرید کنید.
3- سفارشی سازی: هر کسب و کاری الزامات منحصر به فردی دارد. بنابراین، باید مطمئن شویم که نرم افزار تهیه شده متناسب با فرایندهای شرکت شما تنظیم شود. آموزش استفاده، گزارشگیری‌ها و همچنین طراحی بصری سیستم همگی زیر نظر شما در ظرف چند ساعت قابل انجام است.
4- یکپارچه سازی نرم افزار: در نهایت می‌توانید مرکز تلفن ابری را با سایر نرم افزارها همچون CRM ادغام کنید. در این حالت علاوه بر اینکه می‌توانید از یک مرکز تلفن کامل و پیشرفته استفاده کنید قابلیت استفاده از سایر نرم‌افزارهای مدیریت مشتری را نیز خواهید داشت و عملکرد کارکنان شرکت بهتر و کار با ابزار مختلف آسان‌تر خواهد شد.
سخن آخر
کاهش هزینه‌ها به روشی هوشمندانه احتمالا مهمترین مهارت مدیریتی است. طبق توضیحاتی که داشتیم دانستیم که مرکز تماس ابری چیست و چه امکاناتی در اختیار شما قرار می‌دهد. دسترسی به تلفن در تمام شرایط برای هر شرکت امری حیاتی است این امر به ویژه در مواقع بحرانی بیشتر نمود دارد. در رابطه با کاهش هزینه با مرکز تلفن ابری نیز یک راهکار جدید با هزینه‌های کلی بهتر و در حالت ایده‌آل در جهت خدمات رسانی به مخاطبان است و علاوه‌بر اینکه مانع تعدیل نیرو و حذف برخی از هزینه‌های ضروری شرکت شما باشد حتی می‌تواند به شما امکان اضافه کردن نیروی دورکار و بازخورد بهتر کارمندان را نیز بدهد.