منشی مجازی در واقع یک شخص آموزش دیده ای است که به طور غیر حضوری تماس های شرکت را پاسخگو است. این منشی مجازی بنابر دستور شما مشتریان را راهنمایی می کند همچنین در مواقع نیاز تماس های مشتریان را به شما وصل می کند.
تعریف کلی از مرکز تماس مجازی: هنگامی که پاسخگویی به مشتریان و انجام کارها به صورت دورکاری در هر مکانی صورت بگیرد مرکز تماس مجازی گویند. به عنوان مثال تصور کنید شرکتی مانند ایران خودرو، مخابرات یا شرکت ایرانسل به منظور پاسخگویی به تمامی تماس های ورودی خود از شرکت ها یا سازمان هایی خارج از شرکت خود استفاده کنند. در این حالت شرکت ثانویه به ازای دریافت هزینه در قبال پاسخگویی تماس ها به عنوان مرکز تماس مجازی شناخته می شود
مزیت های مهم مرکز تماس مجازی را در این قسمت بازگو کرده ایم با بررسی آن ها متوجه میشوید که مرکز تماس مجازی چه اهمیتی در کسب و کارها دارد.
- دارای انعطاف پذیری بالا در ساعات کاری
- کیفیت پاسخگویی به مشتریان و ارائه خدمات متنوع و مطلوب به آن ها
- جذب مشتری و راضی نگه داشتن آن
- رونق و توسعه در کسب و کارها
- نیاز نداشتن به هرگونه سخت افزار
چرا باید از منشی مجازی در کسب و کارها استفاده کنیم؟
زمان، یک عامل مهم در کسب و کارها بشمار می رود، شاید به جرئت بتوان گفت تنها عاملی که با از دست دادن ان با هیچ قیمتی امکان فراهم کردن مجدد آن وجود ندارد زمان است. به طور میانگین هر کارمند در طول یک سال فعالیت کاری خود 2000 ساعت زمان صرف می کند. عدد به دست آمده شامل تمامی زمان ها از جمله کار مفید و زمان های اتلاف شده است. طبق یک فرمول ساده اگر میزان درآمد شما در مجموع سال تقسیم بر عدد 2000 شود، هزینه هر ساعت فعالیت شما به دست می اید. با این حساب می توان گفت اگر هزینه هر ساعت درآمد شما بیش از پولی است که برای سپردن فعالیت ها خرج می کنید، انجام آن کار توصیه می شود.
با استفاده از منشی مجازی در هزینه ها صرفه جویی کنید. بر خلاف آن چه در استفاده از منشی مجازی به چشم می آید، هزینه برون سپاری مرکز تماس بسیار بسیار کمتر از راه اندازی آن است. در مرکز تماس مجازی به ازای هر ساعت یا تماس عددی به شرکت ارائه دهنده خدمات پرداخت می شود که در مقایسه با هزینه های راه اندازی مرکز تماس مانند اجاره فضا، استخدام، حقوق و دستمزد، بیمه و هزینه های تامین زیرساخت و … بسیار مقرون به صرفه تر خواهد شد.
پاسخگویی به تماس ها با منشی مجازی به صورت همه روزه امکان پذیر است. در صورتی که قصد به کار گیری منشی تلفنی در دفتر خود داشته باشید، در بهترین حالت در 8 ساعت کاری پاسخگویی به تماس ها میسر است و در خارج از این تایم تماس ها از دست می رود. شرکت های ارائه دهنده خدمت منشی مجازی با به کار گیری نیروهای آموزش دیده در چند نوبت، امکان پاسخگویی هفت روز هفته و بیست و چهار ساعت شبانه روز را خواهند داشت.
نیازی به محل کار ثابت ندارید یعنی در هر نقطه از کشور که باشید می توانید منشی مجازی خود را داشته باشید. دغدغه بسیاری از کسب و کارهای نوپا و یا استارت آپ ها علاوه بر تولید محصول یا خدمت اولیه، تامین فضا و هزینه های مربوط به آن است. منشی مجازی بی نیاز از هر کدام از اینها دغدغه مدیران را برطرف می کند.
امکانات مرکز تلفن مجازی به شرح زیر است (در این قسمت به تعدادی از امکانات مرکز تلفن مجازی پرداخته ایم).
- صف تماس
- دارای منشی گویا
- انجام نظرسنجی
- برقراری تماس امن
- تعریف نمودن ساعات کاری شرکت
- شنود مکالمات به طور آنلاین
- انجام کنفرانس ها
- ضبط کردن تمامی مکالمات
کدام کسب و کارها از منشی مجازی استفاده کنند؟
کسب و کارهایی که از محدودیت های خاصی جهت داشتن دفتر برخوردار هستند، کسب و کارهایی که کیفیت و امکانات فراوان را اولویت می دانند، کسب و کارهای تازه تاسیس و یا کسب و کارهای کوچک مرکز تماس مجازی برای تمامی این کسب و کارها مناسب است و در پیشرفت آنها نقش بسزایی دارد.
نحوه کار منشی مجازی به چه صورت است؟
سیگنال ها با استفاده کردن از شماره گیری چند فرکانس به سیستم تلفن انتقال پیدا می کنند. این عمل با زدن یک دکمه و از طریق منوی صوتی انجام پذیر است. منشی مجازی خدمات مختلفی به شما ارائه می دهد که می توانید آن ها را در اختیار مشتریان قرار داده تا در صورت لزوم از آن بهرمند شوند.
مقایسه مرکز تماس با منشی مجازی
اپراتور های مرکز تماس وظیفه پاسخگویی به تماس های ورودی و برقراری ارتباط با مشتریان و راهنمایی آن ها را برعهده دارند، در منشی مجازی نیز همانند مرکز تماس عمل میشود.
پیشنهاد ما جهت استفاده کسب و کارها از این فناوری ها به صورت زیر است، کسب و کارهای تازه تاسیس و کوچک بهتر است برای مدیریت تماس ها از منشی مجازی استفاده کنند.
کسب و کارهای بزرگ به دلیل داشتن حجم انبوهی از تماس ها نیاز به خدمات بیشتری از جمله: صف تماس، ضبط نمودن مکالمات، توانایی امکان گزارش گیری و… دارند که جهت مدیریت تماس ها و راهنمایی مشتریانشان می توانند از مرکز تماس بهرمند شوند.
امروزه جهت پیشرفت و موفقیت در کسب و کارها لازم است به روز باشید تا بتوانید از هدر رفتن وقت جلوگیری نموده و همچنین در هزینه های شرکت خود صرفه جویی کرده باشید.
کاربرد منشی مجازی ارائه خطوط تلفن به صورت مجازی و آنلاین بر بستر اینترنت است، با استخدام منشی مجازی امکانات فراوانی به صورت اینترنتی برای مشتریان خود دارید که میتواند در راضی نگه داشتن مشتری و صاحبان شرکت ها به خوبی عمل کند، همچنین با استفاده از منشی مجازی در کارها شما دیگر هیچ تماسی را از دست نداده و در رسیدگی به کار آن ها به سرعت عمل می نمایید که این چنین به مشتریان خود ارزش داده اید
منشی مجازی چه وظایفی دارد؟
این سرویس می تواند هرآنچه خدماتی را که از یک منشی انتظار دارید برآورده سازد به انجام کارهای یک شرکت می پردازد و تماس ها را مدیریت و سازماندهی می کند، به چند مورد از کارهای منشی مجازی به صورت دورکار و غیرحضوری اشاره کرده ایم،
- استخراج نمودن اطلاعات لازم و مربوطه از اینترنت
- برقراری تماس های فروش
- پاسخگویی به تماس ها در ساعات کاری
- راهنمایی صحیح مشتریان
- انجام تماس های خروجی با مشتریان
- نظرسنجی از میزان رضایت مشتریان
- تنظیم نمودن جلسه ها و اطلاع دادن آن به کارفرما
چه زمانی منشی مجازی استخدام کنیم؟ زمانی از این سرویس استفاده کنید که حجم کارها یا سطح استرس فعالیت‌ها در مجموعه شما بسیار است.به هر دلیلی از نیروی انسانی استفاده نمی کنید. استخدام نمودن یک کارمند به صورت تمام وقت، هزینه زیادی برایتان دارد.
توجه: قبل از تهیه و انتخاب مرکز تماس مجازی باید به چند نکته توجه نمود،
بررسی حالت های مختلف شرکت و انتخاب بهترین حالت برای آن، در نظر گرفتن تعداد تماس های روزانه، بودجه مجموعه، هماهنگی با تجهیزات شرکت، بررسی گستردگی و اندازه مجموعه
سخن پایانی
می توانید با بهره گرفتن از مرکز تماس مجازی باتوجه به خدمات متنوع ای که دارد در توسعه کسب و کار خود اقدام کرده باشید. کارکردن برای کارمندان با وجود مرکز تماس مجازی بسیار راحت می شود، می توان رضایت مشتریان را به جهت اتلاف نشدن وقت و همچنین راهنمایی صحیح گرفت.