تلفن گویا یا IVR از قابلیت های متفاوتی برخوردار است و به تماسی گفته می شود که توسط آن می توانید مشتریانی را که با مجموعه شما تماس می گیرند را بر اساس برنامه ریزی قبلی که انجام داده اید، بدون دخالت نیروی انسانی (حذف منشی متعارف شرکت ها) به سمت بخش هایی از سازمان که مد نظرتان است هدایت کنید. در سیستم تلفن گویا شما می توانید هر سناریو ای را به نسبت کسب و کاری که دارید تعریف کنید.
نحوه راه اندازی سرویس تلفن گویا
مرکز تلفن ویپ (VoIP) وظیفه مدیریت تماس های ورودی، خروجی و داخلی سازمان شما را بر عهده دارد. برای راه اندازی سیستم تلفن گویا به یک مرکز تلفن احتیاج دارید. در این شیوه شما نیاز به تجهیزات سخت افزاری ندارید و با نصب یک نرم‌افزار، امکان انجام تمامی قابلیت های تلفن گویا برای شما فراهم می شود.
قابلیت های تلفن گویا
منشی دیجیتالی یا تلفن گویا یکی از قابلیت های مرکز تلفن است که صاحبین کسب و کارها به راحتی بتوانند با راه‌اندازی چنین سیستمی از منشی تلفنی مخصوص خود بهرمند شوند تا به معرفی بخش های مختلف شرکت یا سازمانشان بپردازند.
-
هدایت تماس در منشی گویا
سیستم تلفن گویا به عبارتی منشی 24 ساعته کسب و کار شما می باشد که کلیه تماس های ورودی شما را مدیریت می کند و تنها با فشردن یک عدد بر روی گوشی تلفن، به داخلی مورد نظر متصل و هدایت می شود. برای مثال شرکت شما نیاز دارد تا بخش های مختلف شرکت نظیر (پشتیبانی، مالی، فروش، حسابداری، مدیریت و غیره) با شماره ای مخصوص تعریف شوند تا تماس گیرندگان تنها با فشردن عدد بتوانند به واحد مورد نظر خود وصل شوند.
-
کاهش هزینه
شما با استفاده از سیستم تلفن گویا دیگر نیازی به منشی نخواهید داشت و به راحتی می توانید با خودکار کردن پاسخگویی برخی از سوالات که قبلا نیروی انسانی پاسخگوی آن بودند هزینه های کسب و کار خود را کاهش دهید.
-
پاسخگویی سریعتر
یکی از مهم ترین ویژگی های تلفن گویا پاسخگویی سریع به مشتریان می باشد، این امکان به شما کمک می کند تا مشتریان دیگر پشت خطوط بی دلیل نمانند و تماس و اطلاعات مورد نیاز خود را 24 ساعته دریافت کنند. جالب است بدانید که زمان انتظار قابل قبول به صورت متوسط برای تماس گیرندگان در حدود 30 ثانیه است.
-
حفظ تماس ها بعد از ساعت کاری
راه اندازی منشی تلفن گویا زمینه ای را برای شما فراهم می سازد تا ساعت کاری، زمان استراحت و روزهای تعطیل مجموعه خود را مشخص کنید تا در صورتی که مشتریان و مخاطبین در ساعات غیر اداری تماس گرفتند به جای پخش پیام اصلی، پیام صندوق صوتی پخش شود.
-
افزایش رضایتمندی مشتریان
یکی از مهم ترین اصول فروش کسب و کارهای مختلف جلب رضایت مشتریان است که تلفن گویا نقش بسیار اساسی در این زمینه دارد. راه اندازی تلفن گویا باعث می شود تا مشتریان به راحتی با بخش های مختلف سازمان ارتباط برقرار کنند، در نتیجه هر چه قدر تماس ها با نظم و سرعت بیشتری جواب داده شود مشتریان از شرکت شما رضایت بهتری پیدا خواهند کرد.
-
صندوق صوتی
با راه اندازی منشی تلفن گویا می توانید، درخواست ها و سوالات تماس گیرندگان را در قالب یک پیام صوتی دریافت کنید و در این بخش یک کد رهگیری خودکار در اختیار مخاطب قرار می‌گیرد تا در مرحله بعد اپراتورهای داخل شرکت جواب پیام را به صورت ضبط شده بر روی سیستم تلفنی قرار دهند تا در صورت لزوم پیغام خود را در تماس های بعدی پیگیری کنند. از این سامانه با نام تیکتینگ تلفنی هم یاد می شود.
-
تبلیغات
اگر شما از دسته شرکت هایی هستید که در تبلیغات و بازاریابی نیاز به ارتقا دارید، منشی گویا در این راستا به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید متن تبلیغاتی خود را به صورت ضبط شده با آماده‌سازی محتواهای کوتاه و شعارهای تبلیغاتی، اهداف و ماموریت کسب و کارتان را در اختیار تماس گیرندگان قرار دهید.
-
سیستم نوبت دهی
سیستم نوبت دهی یکی از ویژگی های خاص راه اندازی مرکز تلفن است که تلفن گویا می تواند علاوه بر هدایت تماس ها، در سیستم نوبت دهی نیز خدماتی ارائه دهد به این صورت که زمان حضور فرد مورد نظر و نوبت فرد پشت خط را به درستی بدون نیاز به نیروی انسانی در یک تاریخ و ساعت خاص ثبت کند.
-
رزرواسیون تلفنی
یکی دیگر از مزیت های پیشرفته این سرویس مخصوص کسب و کارهایی مانند هتل ها و مراکز اقامتی است. زمانی که مشتریان تماس می گیرند اگر اتاق یا مکان مد نظر خالی باشد، اطلاعات ثبت می شود و در صورت نیاز به یک درگاه پرداخت بانکی جهت پرداخت متصل خواهد شد. در صورت خالی نبودن مشتری پشت خط با خبر خواهد شد.
کسب و کارهایی که به قابلیت های تلفن گویا احتیاج دارند
در دنیای امروز، تقریبا بیشتر سازمان ها بوسیله ارتباط تلفنی با مشتریان خود در ارتباط هستند. در نتیجه بیشتر کسب و کارها می‌توانند با استفاده از خدمات تلفن گویا به روند کارمندان خود سرعت دهند.
مشاغلی که به قابلیت سیستم تلفن گویا بیشتر احتیاج دارند عبارتند از
- مشاغلی که نیازمند ثبت تیکت دارند.
- مشاغلی که نیاز به سیستم نوبت دهی دارند همانند بیمارستان ها است.
- مشاغلی که سیستم رزرواسیون تلفنی دارند.
- مشاغلی که نیاز به راهنمایی مشتری به بخش های مختلف شرکت دارد.
منشی گویا بهتر است آقا باشد یا خانم
انتخاب این قابلیت به نیاز نوع فعالیت و کسب و کار شما بستگی دارد برای تصمیم بهتر شما نیاز دارید تا نیاز شرکتتان را به درستی مشخص کنید و به نسبت شرایط موجود منشی تلفنی خود را با صدای آقا یا خانم انتخاب کنید.
نکات مهم در خصوص یک تلفن گویای کاربردی
در ارتباط با تنظیمات تلفن گویا توجه داشته باشید که باید موارد زیر را در سیستم تلفن گویا رعایت کنید تا به بتوانید بهتر تماس ها را مدیریت کنید.
- متن تلفن گویا باید کوتاه و شفاف باشد.
- از قراردادن منو های طولانی خودداری کنید.
- صدای انتخابی برای تلفن گویا باید قابل فهم و مورد پسند مخاطب باشد.
- در منوی صوتی تلفن گویا از تعلل زیاد خودداری کنید تا از حوصله مخاطب خارج نشود.
- ترتیب واحد ها را در تعریف منو اعلامی در تلفن گویا رعایت کنید.
- سعی کنید در منوی تلفن گویا گزینه های اول را به واحدی اختصاص دهید که مشتریان بیشتر با آن واحد کار دارند.
- تفکیک بیش از حد واحدها در منو تلفن گویا سردرگمی مشتریان را به دنبال خواهد داشت.
- از پیچیدگی در منوی تلفن خودداری کنید تا مشتریان گیج نشوند، هنگام راه اندازی تلفن گویا باید سعی کنید تا ارتباط را اسان و راحت لحاظ کنید.
- مشتریان را مجبور به انتخاب گزینه های منو نکنید.
- رضایت مشتری از مهم ترین اولویت های سیستم تلفن گویا می باشد.