نرم افزار مدیریت تماس چیست؟

مدیریت تماس شامل اداره و کنترل تلفن های ثابت در سازمان یا شرکت می باشد. این فرایند شامل ایجاد و مدیریت دفترچه تلفن، تنظیمات تلفن ، مدیریت تماس ها و همچنین تنظیم و نگهداری تلفن های ثابت است.

برای مدیریت تلفن های ثابت، یک نرم افزار مدیریت تماس لازم است. این سیستم می تواند ویژگی هایی مانند برقراری مکالمات داخلی، مکالمات بین شعبه ها، تماس های خروجی و ورودی، انتقال تماس و پیگیری تماس را در اختیار کاربران قرار دهد. همچنین، این نرم افزار می تواند امکاناتی مانند رکورد کردن تماس ها و تجزیه و تحلیل الگوهای تماس ها را نیز فراهم کند.

هدف اصلی مدیریت تلفن ثابت بهبود کارایی و کاربردی بودن تلفن های ثابت در سازمان است. با استفاده از سیستم مدیریت تلفن ثابت، کاربران باید بتوانند به راحتی با دیگر کاربران درون و برون سازمان تماس بگیرند و دسترسی به اطلاعات تماس داشته باشند.

ویژگی های نرم افزار مدیریت تماس

یک نرم افزار مرکز تلفن برای افزایش کارایی تیم و بهبود روند مکالمات درون و برون سازمانی باید ویژگی های زیر را داشته باشد:

1- قابلیت مدیریت تماس ها

یک سیستم مدیریت تلفن ثابت باید قابلیت مدیریت تماس های ورودی و خروجی را داشته باشد. این به کاربران اجازه می دهد تا تماس های خود را به صورت بهینه مدیریت کنند.

2- سرعت بالا

سیستم باید قابلیت پاسخگویی به سرعت بالا را داشته باشد تا کاربران بتوانند تماس های خود را به صورت سریع و بهینه برقرار کنند.

3- قابلیت انتقال تماس

سیستم باید قابلیت انتقال تماس را داشته باشد تا کاربران بتوانند تماس های خود را به دیگران منتقل کنند.

4- کنفرانس تلفنی

سیستم باید قابلیت برگزاری کنفرانس تلفنی را داشته باشد تا کاربران بتوانند با چندین شخص به طور همزمان تماس بگیرند.

5- پیام رسانی صوتی

سیستم باید قابلیت پیام رسانی صوتی را داشته باشد تا کاربران بتوانند پیام های خود را برای دیگران بگذارند. استفاده از منشی گویا برای برقراری ارتباط اولیه برای مجموعه بسیار مهم است.

6- گزارش گیری

سیستم باید قابلیت گزارش گیری را داشته باشد تا کاربران بتوانند الگوهای تماس های خود را تجزیه و تحلیل کنند.

7- امنیت

سیستم باید اطمینان از امنیت تماس ها و اطلاعات کاربران را به همراه داشته باشد.

8- سازگاری با شبکه

سیستم باید با شبکه های مختلف سازگار باشد تا کاربران بتوانند با استفاده از آن در هر جای دنیا تماس بگیرند. بطور مثال، استفاده از سی آر ام ابری در کنار مرکز تلفن به مدیریت بهتر تماسها کمک می کند.

9- پشتیبانی و نگهداری

سیستم باید به صورت منظم نگهداری شود و پشتیبانی فنی برای کاربران در دسترس باشد.

نحوه استفاده از نرم افزار مدیریت تماس

برای استفاده از یک مرکز تلفن لازم است تا نرم افزار را نصب و راه اندازی کنید. پس از تغییر تنظیمات براساس نیازهای مجموعه از آن استفاده کنید. روش های استفاده از سیستم مدیریت تلفن ثابت شامل موارد زیر می باشد:

• استفاده از تلفن های ثابت: این روش در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها به کار می رود. کاربران با استفاده از تلفن های ثابت به سیستم متصل می شوند و با استفاده از ویژگی های سیستم مدیریت تلفن ثابت تماس خود را مدیریت می کنند.
• استفاده از تلفن های هوشمند: در این روش ، سیستم مدیریت تلفن ثابت به تلفن های هوشمند متصل می شود. کاربران می توانند با استفاده از برنامه های مختلف تلفن هوشمند خود به سیستم متصل شوند و از ویژگی های سیستم مدیریت تلفن ثابت استفاده کنند.
• استفاده از سیستم های VoIP: در این روش ، سیستم مدیریت تلفن ثابت با استفاده از سیستم های VoIP (Voice over Internet Protocol) به شبکه اینترنت متصل می شود. این روش برای سازمان هایی که در مناطق دورافتاده یا بین المللی فعالیت می کنند و یا به دنبال کاهش هزینه های تماس هستند بسیار مناسب است.
• استفاده از سیستم های مبتنی بر کلود: در این روش ، سیستم مدیریت تلفن ثابت در ابر (Cloud) قرار دارد و کاربران با استفاده از اینترنت به سیستم متصل می شوند. این روش برای سازمان هایی که به دنبال کاهش هزینه ها و افزایش قابلیت اطمینان هستند بسیار مناسب است.

به طور کلی، روش های استفاده از سیستم مدیریت تلفن ثابت بسته به نیازهای سازمان و شرکت ها متفاوت است و باید با توجه به شرایط و محیط کاربری مناسب انتخاب شود.

نرم افزار مرکز تماس کلود برای شرکتهای کوچک

سیستم های مبتنی بر کلود برای سازمان های کوچک نیز مناسب هستند. در واقع، سیستم های مبتنی بر کلود به دلیل سادگی استفاده، کاهش هزینه ها و امکانات بالا، به خصوص برای سازمان های کوچک و استارتاپ ها بسیار جذاب هستند.

سازمان های کوچک معمولاً دارای منابع محدودی هستند و برای کاهش هزینه ها، نیازمند راه حلی هستند که بتواند تمام نیازهای ارتباطی آنها را برآورده کند. با استفاده از سیستم های مبتنی بر کلود، سازمان های کوچک می توانند به راحتی دسترسی به امکاناتی مانند کنفرانس تلفنی، شماره گیری خودکار، پیام صوتی، انتقال تماس و … داشته باشند. همچنین، با استفاده از سیستم های مبتنی بر ابر، سازمان ها نیاز به خرید و نگهداری سخت افزار گران قیمت را ندارند و می توانند از خدمات سرویس دهنده های مبتنی بر کلود استفاده کنند.

علاوه بر این، سیستم های ابری بسیار قابل تنظیم هستند و به راحتی می توانند با توجه به نیازهای سازمان های کوچک تنظیم شوند. همچنین، نرم افزار مدیریت تماس ابری از نظر امنیتی بسیار قوی هستند و معمولاً استانداردهای امنیتی بالایی دارند که برای سازمان های کوچک نیز بسیار مهم است.

بنابراین، سیستم های مبتنی بر کلود برای سازمان های کوچک نیز به عنوان یک راه حل کارآمد و پر امکانات برای مدیریت تلفن های ثابت و ارتباطات داخلی می باشد.

استفاده از نرم افزار مرکز تماس بصورت کلود برای سازمان های بزرگ

سیستم های مبتنی بر کلود برای سازمان های بزرگ نیز مناسب هستند. در واقع، سیستم های مبتنی بر ابر به دلیل امکانات و ویژگی های بالا، قابلیت مقیاس پذیری، امنیت بالا و کاهش هزینه ها، به خصوص برای سازمان های بزرگ بسیار جذاب هستند.

سازمان های بزرگ معمولاً دارای شعب و دفاتر مختلف در سراسر جهان هستند که نیاز به ارتباطات تلفنی با داخلی های آنها دارند. سیستم های مبتنی بر کلود، به راحتی قابل مقیاس پذیری هستند و برای پوشش نیازهای سازمان های بزرگ قابل توسعه هستند. بنابراین، صاحبان کسب و کارها می توانند انتخاب کنند که سرور پردازش گر نرم افزار مدیریت تماس در مجموعه خودشان مستقر باشد یا از فضای ابری برای استفاده از مرکز تلفن استفاده کنند.

علاوه بر این، نرم افزار مدیریت تماس سیموتل از نظر امنیتی بسیار قوی هستند و دارای استانداردهای امنیتی بالایی است که برای سازمان های بزرگ اهمیت بسیاری دارد. همچنین، با استفاده از نرم افزار مرکز تلفن لوکال، سازمان ها می توانند هزینه های خود را کاهش داده و به دلیل عدم نیاز مرکز تلفن VoIP به خرید و نگهداری سخت افزار های گران قیمت، هزینه های خود را به شدت کاهش دهند.

بنابراین، نرم افزار مدیریت تماس برای سازمان های بزرگ به عنوان یک راه حل قابل اعتماد و کارآمد برای مدیریت تلفن های ثابت و ارتباطات داخلی می باشد.