سیستم تلفن ابری یا Cloud Phone، یک نوع سیستم تلفنی است که از طریق اینترنت و با استفاده از فناوری ابری (Cloud) ارائه می‌شود. در این سیستم، تماس‌ها از طریق اینترنت از طریق یک سرور ابری یا یک سیستم تحت شبکه انتقال داده می‌شوند و برای استفاده از آن، به جای استفاده از تلفن‌های سنتی، باید یک برنامه کاربردی روی تلفن هوشمند یا کامپیوتر نصب کرد. این سیستم به شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک و متوسط کمک می کند تا با کاهش هزینه ها و افزایش انعطاف پذیری، به سادگی مدیریت تماس های تجاری خود را برقرار کنند.
تنظیم ساعت کاری در مرکز تلفن ابری
تنظیم ساعت کاری در مرکز تلفن ابری ممکن است بسته به سرویس ارائه شده توسط سرویس دهنده تلفن ابری متفاوت باشد. با این حال، در بسیاری از سیستم‌های تلفن ابری، می‌توانید ساعت کاری خود را به راحتی تنظیم کنید. برای این کار، معمولاً باید از طریق پنل مدیریت مرکز تلفن ابری وارد تنظیمات ساعت کاری شوید و ساعت شروع و پایان کاری را تعیین کنید. همچنین، می‌توانید تنظیمات مربوط به روزهای تعطیل و تعطیلی‌های خاص را نیز تعیین کنید.
پس از تنظیمات ساعت کاری، تماس‌های ورودی به سیستم، بسته به ساعت کاری تعیین شده، به جایگاه‌های تلفن یا گروه‌های کاری مربوطه هدایت می‌شوند. همچنین، می‌توانید تنظیم کنید که در خارج از ساعت کاری، تماس‌های ورودی به یک پیام ضبط شده هدایت شوند که در آن به تماس‌گیرنده اعلام می‌شود که ساعت کاری شروع نشده است و باید در ساعات کاری دوباره تماس بگیرد.
منشی گویا برای مرکز تلفن ابری
منشی گویا یا Virtual Receptionist یا IVR (Interactive Voice Response)، یکی از ابزارهایی است که در مرکز تلفن ابری مورد استفاده قرار می‌گیرد. این ابزار به شما اجازه می‌دهد تا یک سیستم خودکار برای پاسخگویی به تماس‌های ورودی به مرکز تلفن ایجاد کنید. با استفاده از منشی گویا، تماس‌گیرندگان می‌توانند با استفاده از کلیدهایی که در صفحه کلید تلفن خود فشار می‌دهند، به بخش‌های مختلف مرکز تلفن ابری هدایت شوند.
به طور مثال، با استفاده از منشی گویا، شما می‌توانید یک منوی خودکار برای تماس‌گیرندگان ایجاد کنید که آن‌ها را به بخش‌های مختلف مرکز تلفن ابری هدایت می‌کند، مانند پشتیبانی، فروش، مدیریت و غیره. همچنین، می‌توانید تماس‌گیرندگان را به شماره تلفن مستقیم کارمندان یا گروه‌های کاری مربوطه هدایت کنید. با استفاده از این ابزار، می‌توانید ارتباطات مرکز تلفن را بهبود داده و به افزایش بهره وری و کاهش هزینه‌ها کمک کنید.
نحوه راه اندازی مرکز تلفن ابری
راه‌اندازی مرکز تلفن ابری به طور کلی شامل چند مرحله است. در ادامه به صورت خلاصه به نحوه راه‌اندازی مرکز تلفن ابری اشاره خواهم کرد:
1- انتخاب سرویس دهنده تلفن ابری
برای راه‌اندازی مرکز تلفن ابری، ابتدا باید یک سرویس دهنده تلفن ابری انتخاب کنید. باید نکاتی مانند قیمت، قابلیت‌ها، پشتیبانی و دیگر ویژگی‌های سرویس دهنده را بررسی کنید.
2- ثبت نام و خرید سرویس
پس از انتخاب سرویس دهنده، باید به وب سایت آن مراجعه کنید و سرویس مناسب خود را انتخاب کنید و سپس ثبت نام و خرید سرویس را انجام دهید.
3- تنظیم شماره‌های تلفن
در این مرحله باید شماره‌های تلفن خود را تنظیم کنید. برای این کار، شما به عنوان مدیر مرکز تلفن ابری، باید شماره‌های تلفن و اطلاعات مربوط به آن‌ها را در پنل مدیریت سرویس دهنده وارد کنید.
4- تنظیمات مرکز تلفن
پس از تنظیم شماره‌های تلفن، باید تنظیمات مرکز تلفن را انجام دهید، از جمله تنظیمات ساعت کاری، منشی گویا و مدیریت گروه‌های کاری.
5- اضافه کردن کاربران
در این مرحله، باید کاربران مرکز تلفن را اضافه کنید و آن‌ها را به گروه‌های کاری مورد نظر تخصیص دهید.
6- استفاده از مرکز تلفن
پس از تنظیمات، مرکز تلفن آماده استفاده است. شما می‌توانید با استفاده از برنامه کاربردی مربوطه یا از طریق پنل مدیریت، تلفن ابری خود را مدیریت کنید و تماس‌های ورودی را به گروه‌های کاری و کاربران مربوطه هدایت کنید.
لازم به ذکر است که مراحل و تنظیمات راه‌اندازی مرکز تلفن ابری بسته به سرویس دهنده و نوع سیستم تلفن ابری متفاوت خواهد بود. برای دریافت مشاوره با ما تماس بگیرید.