دفتر کار مجازی چیست و چه اهمیتی برای کسب و کارها دارد؟
همانطور که میدانید امروزه به دلیل پیشرفته شدن راه های ارتباطی خصوصا تلفن ها دیگر حضوری مراجعه کردن افراد بسیار کم رنگ شده است و اکثر آن ها ترجیح می دهند که به صورت غیر حضوری کارهای خود را انجام دهند. در حال حاضر بسیاری از کسب و کارهای نوپا و کوچک از دفتر کارمجازی استفاده می کنند و روز به روز افراد زیادی به سمت استفاده از دفتر کار مجازی به دلیل مقرون به صرفه بودن آن تمایل پیدا می کنند.
دفتر کار مجازی به سرویسی که امکان می دهد تا بدون نیاز به داشتن مکانی کارها را پیش ببرند پس یک گزینه عالی برای کسب و کارهای دورکار است هرچند شرکت های بزرگ نیز با انتخاب دفتر کار مجازی می توانند در هزینه هایشان بسیار صرفه جویی کنند. دفتر کار مجازی علاوه بر کاهش هزینه که یک مسئله بسیار مهم برای کسب و کارها است امکانات متنوع دیگری نیز دارد که در ادامه به آن ها اشاره کرده ایم.
چگونه دفتر کار مجازی خود را داشته باشیم؟
دفتر کار مجازی یک سرویس عالی برای استفاده شرکت ها است زیرا با استفاده کردن از این سرویس بدون داشتن هیچ نوع امکان فیزیکی فعالیت های خود را انجام می دهید با انتخاب دفتر کار مجازی می توانید بدون هیچ دغدغه و مشکلی به کسب و کار خود رونق دهید.
در قسمت بالا به مقرون به صرفه بودن سرویس دفتر کار مجازی اشاره کردیم حال مزیت های مهم دیگر دفتر کار مجازی را برایتان بازگو می کنیم که اهمیت آن در کسب و کارها را مشخص می کند،
- بالا رفتن اعتبار کسب و کار خود
- عدم پرداخت اجاره های ماهیانه
- عدم حضور کارکنان
- افزایش تعداد افراد مشغول به کار
- انجام کارها با صورت دورکاری
- ساعات کاری بیشتر و منعصف تر
- مدیریت کردن کامل تماس ها و ارتباط بهتر با مشتریان و جلب رضایت آنها
دفتر کار مجازی برای چه کسب و کارهایی مفید است؟
اکثر کسب و کارها می توانند از این سرویس استفاده نمایند و فعالیت خود و کارمندان را راحت تر و با هزینه پایین پیش ببرند اما بیشترین استفاده از این سرویس در کسب و کارهای کوچک، نوپا و همچنین کسب و کارهای دورکار است. استفاده کردن از دفتر کار مجازی می تواند زمان کار کردن را بدون تعریف و بیشتر کند این مسئله باعث رونق بیشتر در کسب و کارها می شود به زبان دیگر با استفاده کردن از این سرویس با هزینه کم بازدهی زیادی بدست آورده اید.
با توجه به مزیت های متنوع سرویس دفتر مجازی که در قسمت بالا بازگو نموده ایم این سرویس ویژگی های عمده ای نیز دارد که به شرح زیر است،
- دارای تلفن گویا مجازی
- ارسال و دریافت فکس اینترنتی
- داشتن شماره تلفن اختصاصی
- هدایت صحیح تماس ها
- دارای صندوق صوتی
- پاسخگویی ۲۴ ساعته تماس های مشتریان
حال به سراغ خدماتی که توسط دفتر کار مجازی ارائه می شود می رویم و آن ها را به طور کامل بازگو می کنیم،
سرویس منشی مجازی
همه ما می دانیم که برای استخدام کردن منشی نیاز به داشتن یک دفتر کار و پرداخت هزینه های بیشتر داریم اما با بکار بردن سرویس دفتر مجازی می توانید از منشی مجازی بهرمند شوید که یک سرویس عالی در پاسخگویی تماس ها و راهنمایی صحیح مشتریان است.
مرکز تماس
داشتن مرکز تماس جهت بهبود مدیریت روابط با مشتریان و نحوه پاسخگویی است که بخش بسیار مهمی در کسب و کارها بشمار می رود، مرکز تماس را با هزینه بسیار کم می توانید داشته باشید.
تلفن گویا
تلفن گویا جهت مدیریت تماس ها هدایت صحیح مشتریان به داخلی مورد نظر و تعریف بخش های مختلف شرکت به کار گرفته می شود.
شماره تلفن ابری
با بهره گیری از سیستم شماره تلفن ابری می توانید محدودیت مکانی را برای همیشه حذف نمایید. قابلیت دیگر سیستم تلفن ابری برقراری تماس با بسیاری از مشتریان است.
مقایسه دفتر کار حقیقی و دفتر کار مجازی:
دفتر کار حقیقی: به محیطی می گویند که هر روز تعدادی از افراد در آنجا مشغول به کار هستند و ساعات کاری مشخصی دارد، دفتر کار حقیقی باید ویژگی هایی مانند روشنایی کافی، تجهیزات کامل برای کارکردن کارمندان و دکوراسیون مناسبی داشته باشد که تمامی این نکات با هزینه های بالایی همراه است. علاوه بر موارد گفته شده در دفتر کار حقیقی روابط کارمندان با یکدیگر باید خوب باشد. مشکلاتی نظیر ترافیک و یا هر مسئله دیگری که باعث دیر کردن کارمندان شود و آن ها در محل کار با تاخیر حاضر شوند ممکن است علاوه بر عقب افتادن کارها بر روی عملکرد آن ها نیز تاثیر ناخوشایندی بگذارد.
در دفتر کار حقیقی وجود منشی الزامی است و پرداخت حقوق ماهیانه آن نیز باعث هزینه های بیشتر سالانه برای شرکت میشود.
پس رفت و آمد و پرداخت هزینه ها اعم از تهیه دفتر کار و پرداخت اجاره،خرید تجهیزات و هزینه نگهداری آن ها، پرداخت حقوق بیشتری به کارمندان و منشی از معایب دفتر کار حقیقی بشمار می رود.
مزایای دفتر کار حقیقی وجود یک مکان مشخص برای کارها و همچنین نظارت کردن به صورت حضوری بر روی عملکرد کارمندان است.
در مقابل دفتر کار مجازی سرویسی است که شما را از اجاره کردن محیطی برای دفتر کار بی نیاز می کند و همچنین وجود منشی را حذف می کند، هزینه ها را کاهش داده و درمقابل بازدهی زیادی برایتان دارد. علاوه بر آن ساعات کاری کارمندان منعطف است و می توانند در هر ساعتی و هر مکانی که حضور دارند پاسخگوی مشتریان باشند. کارمندان شما دیگر مشکل رفت و آمد ندارند و با خیال راحت و بدون دغدغه به فعالیت خود می پردازند.
برای مثال مشاغلی همانند استارتاپ ها، سایت های فروش اینترنتی، وکلا و مشاوران جز مشاغلی حساب میشوند که از دفتر کار مجازی استفاده می کنند و از طرفداران این سرویس محسوب میشوند زیرا با استفاده از آن رضایت کامل مشتریانشان را با توجه به امکاناتی که در اختیارشان قرار داده اند جلب کرده اند همچنین با دفتر کار مجازی باعث افزایش بهره وری و توسعه در کار هایشان شده اند.
اگر به دنبال پیشرفته تر کردن محیط کار و داشتن امکانات در شآن کسب و کارتان می باشید می توانید به سایت تلینا مراجعه نموده و بعد از مشاوره ی کامل محصول مورد نیاز خود را انتخاب و خریداری کنید. شرکت تلینا در تلاش است تا همیشه بهترین نوع محصولات را بر اساس نیاز مشتریان به آن ها ارائه دهد.