بر اساس تعریف می توان گفت دفتر کار مجازی (virtual office) به خدمات یا سرویس هایی گفته می شود که در ازای پرداخت هزینه اشتراک، خدمات ارتباطی مانند شماره تماس، فکس و همچنین نشانی پستی ارائه می کنند. تمامی این خدمات بصورت غیر حضوری و بدون در اختیار قرار دادن امکانات فیزیکی صورت می پذیرد. دفاتر کار مجازی با فضای کار اشتراکی تفاوت های زیادی دارد و نیاید این دو را یکی در نظر گرفت. به طور معمول دفتر کار مجازی برای کسب و کارهای نوپا و خرد به کار می رود.
چرا دفتر کار مجازی به وجود آمد؟
همزمان با توسعه اینترنت و گسترش زیر ساخت ها در کشور طی دهه های گذشته، شاهد رشد روز افزون کسب و کارهای آنلاین بوده ایم به طوری که میتوان گفت تعداد کسب و کارهای آنلاین سراسر کشور در حال حاضر به بیش از سی هزار مورد رسیده است. بر همین اساس می توان گفت یکی از مهم ترین نیازمندی های تمامی این کسب و کارها امکان برقرای ارتباطات پایدار تلفنی است.
طی سالیان گذشته و به دلیل افزایش تقاضا بر دریافت چنین سرویس هایی، شرکت هایی به وجود آمده و بنا را بر ارائه خدمات تلفن گویا، منشی مجازی و مرکز تماس مجازی گذاشته اند. ساز و کار اصلی شرکت ها در این خصوص اجاره سرشماره تلفنی به منظور پاسخگویی به تماس های ورودی و هدایت شماره ها به تلفن همراه متقاضی است.
نحوه کارکرد دفتر کار مجازی چگونه است؟
شرکت های ارائه دهنده دفتر کار مجازی با دریافت سرشماره های چهار رقمی از مخابرات و ایجاد رنج شماره های مختلف، به هریک از مشتریان یک خط به منظور تماس های ورودی ایجاد کرده و با استفاده از مرکز تلفن ویپ، امکاناتی نظیر منشی تلفنی، ضبط تلفن گویا و گزارش تماس ها را ایجاد و سناریو پاسخگویی مختلف ایجاد می کنند. در این میان برخی شرکت ها گام را کمی فراتر نهاده و با آموزش نیروی پاسخگوی تماس (منشی) قبل از هدایت تماس به موبایل مخاطب، توسط عامل انسانی اطلاعات لازم را در اختیار تماس گیرنده قرار می دهند.
مهترین مزایای دفتر کار مجازی کدام است؟
همانند هر نوع سرویس ارائه شده دیگری، دفاتر کار مجازی نیز دارای مزایا و محدودیت ها گوناگونی است که در ادامه به بیان برخی از آنها می پردازیم.
هزینه راه اندازی پایین دفتر کار مجازی
مهم ترین مزیت راه اندازی دفتر کار مجازی هزینه راه اندازی پایین آن در مقایسه با دفتر کاری واقعی است. در حالت فیزیکی شما نیازمند صرف هزینه گزاف بابت اجاره دفتر، تامین زیرساخت های سخت افزاری و نرم افزاری هستید. در صورتی که اقدام به دریافت دفتر کار مجازی نمایید تمام این هزینه ها حذف شده و با صرف مبلفی بسیار کمتر امکان دریافت سرویس را خواهید داشت.
صرفه جویی در زمان
فرض کنید همین امروز شما به عنوان یک مدیر یک کسب و کار قصد دریافت خط تلفن مخابراتی، پیگیری اجاره ملک و پیگیری امور مربوط به موضوعات سازمان های دولتی را داشته باشید، در بهترین حالت و با پوشیدن کفش آهنی و صرف حداقل دو تا سه ماه زمان احتمالا به مقصود خود برسید. اما دفاتر کار مجازی در کوتاه ترین زمان ممکن فعال شده و در اختیار متقاضیان قرار می گیرد.
محدودیت های دفتر کار مجازی کدام است؟
علی رغم تمام مزایای گفته شده این دفاتر دارای محدودیت های مختلفی هستند که آنها را نیز عنوان می کنیم.
هر چقدر پول بدی آش میخوری
از آنجایی که جامعه هدف دفاتر کار مجازی به طور معمول کسب و کارهای نوپا و استارت آپ ها هستند و صرف هزینه کمتر در اولویت برنامه ریزی این افراد قرار دارد، شرکت های ارائه دهنده خدمات دفاتر کار مجازی با کاستن از امکانات سیستم های تلفنی رایج و ارائه سرویس های مهم و ضروری صرفا امکانات صددرصد مورد نیاز ایشان را در اختیار قرار داده و از هزینه های پرداختی مشترکین می کاهند. این موضوع منجر به آن شده که طیف وسیعی از امکانات مورد نیاز مشترکین در اختیار ایشان قرار نگیرد.
نداشتن مالکیت بر خط تلفن
فرض کنید شما به عنوان مدیر یک کسب و کار هزینه زیادی را به عنوان بودجه تبلیغات صرف برندینگ و معرفی شماره تماس مجموعه خود می کنید. در این صورت شماره تماس مجموعه شما در کنار وبسایت و شبکه های اجتماعی تان به عنوان یکی از اصلی ترین راههای ارتباطی به شمار خواهد رفت. با کمی دقت در رابطه با آنچه گفته شد به این نتیجه میرسید که ارزش ریالی شماره تماس دفتر شما دیگر 100 هزار تومان نیست، بلکه شاید 100 میلیون تومان یا بیشتر هم ارزش داشته باشد. ارزش ریالی خط تلفن بر حسب میزان درآمد خلق شده توسط این کانال سنجیده می شود.
از آنجایی که سرشماره های واگذار شده در دفتر کار مجازی به صورت اجاره ای در اختیار شما قرار می گیرد، هر لحظه بیم آن می رود که در صورت عدم پرداخت هزینه اشتراک و یا بر حسب تمایل شرکت ارائه دهنده خدمات، اقدامات لازم در خصوص سلب امتیاز خط انجام شود.
عدم امکان تماس خروجی
شماره تماس های دفتر کار مجازی به صورت یکطرفه هستند و امکان برقراری تماس خروجی را ندارند. لحظه ای خودتان را جای مشتری که قرار است از خدمات شما استفاده کند قرار دهید. به ازای هر تماس خروجی باید از شماره تلفن همراه یا سرشماره دیگری استفاده کنید. قطعا در این لحظه حس نا امنی و عدم اعتماد در وجود شما شکل خواهد گرفت و در این وضعیت کار فروش محصول یا ارائه خدمات به کندی صورت خواهد پذیرفت.
عدم توسعه استفاده گروهی
همنطور که گفته شد، هر تماس ورودی به شماره تماس دریافتی، به شماره همراه شما دایورت شده و از این طریق امکان مکالمه خواهید داشت. مجموعه هایی که خواهان افزایش میزان تماس ها و امکان پاسخگویی تماس های مختلف از سمت مشتریان هستند در این حالت به مقصود دلخواه خود نمی رسند و باید به دنبال راهکار دیگری باشند. پس اگر به عنوان یک مدیر کسب و کار دیدگاه بلند مدتی در خصوص فعالیت های مجموعه تان دارید، از همین ابتدا به دنبال راهکار بهتری باشید.
کلام اخر
به جرات می توان گفت استفاده از دفتر کار مجازی راهکاری موقت و البته خوب در زمان خود (یک دهه گذشته) و در خلا ارائه سرویس های پایدار از سوی اپراتورها و شرکت های فناور محسوب میشده است. در حال حاضر و با ارائه خطوط تلفن اینترنتی به همراه مرکز تلفن ابری تقریبا تمام آنچه مدیران سازمان از زیرساخت های ارتباطی می خواهند به دست آمده و در اختیار ایشان قرار می گیرد.